Номенклатура дел разновидности исходящих писем

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 110-86-37
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 366

Мы уже рассмотрели порядок составления и утверждения номенклатуры дел , теперь давайте на примере образца номенклатуры дел организации познакомимся с оформлением или как же заполнить графы формы. Не бойтесь потратить немного времени на изучение данной темы — это один из важных вопросов для грамотного ведения делопроизводства. Удобнее всего, когда названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений по штатному расписанию актуально особенно для крупных организаций. Индекс дела графа 1 состоит из принятого в организации цифрового обозначения подразделения и порядкового номера названия заголовка дела в пределах каждого подразделения. Например, где, 01 — секретариат, 12 — любой номер дела в секретариате , где, 04 — юридический отдел, 25 — любой номер дела в юридическом отделе и т. Из названия заголовка графа 2 любой прочитавший его человек должен получить представление об основном содержании и составе документов в деле.

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают , то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:.

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают , то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел разновидности исходящих писем

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Номенклатура дел — это систематизированный перечень дел, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, и оформленный в установленном порядке.

Вся входящая, исходящая и внутренняя документация организации для обеспечения сохранности, учета и облегчения поиска документов должна быть сгруппирована в дела в соответствии с номенклатурой дел. Ответственность за разработку номенклатуры дел в учреждениях с большим объемом документооборота возлагается на канцелярию, в организациях с небольшим документооборотом — на секретаря 1.

Номенклатура дел структурного подразделения отличается от сводной номенклатуры дел организации только оформлением, порядок составления этих номенклатур одинаков. Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации. Место составления — местоположение организации Москва, г. Орел или др. Номенклатура дел структурного подразделения является частью сводной номенклатуры дел, поэтому не утверждается руководителем организации.

Номенклатура дел структурного подразделения визируется руководителем архива организации лицом, ответственным за архив , согласовывается с экспертной комиссией структурного подразделения если такая есть , подписывается начальником структурного подразделения. Если в организации нет структурного деления и вся документация формируется у секретаря, то такая номенклатура дел должна быть подписана составителем и утверждена руководителем организации.

Утвержденная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры или функций учреждения. Если таких изменений не произошло, то в конце каждого года она перепечатывается, уточняется и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года. По общей практике основой для определения структуры номенклатуры дел является структура штатное расписание организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.

Совокупность граф таблицы, отражающих сведения об одном деле , составляет статью номенклатуры дел. Статьи номенклатуры дел составляют пять граф см.

Примеры 1 и 2. Наименования граф таблицы основной части номенклатуры дел, представленной в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти М. Как видите, данные несовпадения носят скорее редакционный характер, чем смысловой. Так какую же выбрать? Индекс дела. Заголовок дела тома, части. Кол-во дел томов, частей. В номенклатуре дел, построенной по структурной схеме , наименования разделов и подразделов, как правило, соответствуют утвержденной структуре организации, то есть индексы структурных подразделений будут совпадать с разделами подразделами номенклатуры дел.

Если в организации нет структурного деления, то номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме. В ней наименования разделов подразделов номенклатуры дел будут совпадать с условными обозначениями управленческих функций. Аналогично может производиться и индексация управленческих функций или производственно-отраслевой деятельности.

Например, может означать, что 03 — финансовый отдел, 01 — порядковый номер дела в номенклатуре данного структурного подразделения за этот год. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений направлений деятельности. Если следовать этому правилу удастся, то получится, например, что приказы директора по административно-хозяйственным вопросам деятельности в разных подразделениях будут идти по сходным индексам: , , и т.

Если в течение года в организации возникают новые документируемые участки работы, то они дополнительно вносятся в номенклатуру. С этой целью в каждом разделе нужно предусмотреть резервные индексы дел. Заголовки дел располагаются в номенклатуре в определенной последовательности.

Рекомендуется первым ставить заголовок дела с самой номенклатурой, что обеспечивает оперативность ее нахождения. Затем идут заголовки дел, включающих документы вышестоящих органов. После них — заголовки дел распорядительной документации. Следующая группа — заголовки дел плановой документации сначала годовые, потом квартальные и месячные планы. В конце помещают названия справочных картотек и регистрационных журналов, а на сами картотечные ящики и журналы наносят их номера по номенклатуре.

В данном заголовке использовались предметно-вопросный, географический и корреспондентский признаки. В некоторых заголовках необходимо указать род заводимого дела дело, переписка. Ссылку на подлинность документов, хранящихся в деле, не делают. Это, во-первых, даст вам готовые корректные заголовки, а во-вторых, облегчит поиск статьи и срока хранения дела по данному Перечню. При составлении заголовков дел необходимо учитывать, что внутри дел документы располагаются в определенной последовательности.

Используют следующие принципы их систематизации:. При систематизации каждой группы документов используют свой принцип:. Дело — это основная учетная единица, используемая в делопроизводстве.

Одно дело может содержать не более листов, что соответствует толщине в 3—4 см. При большом объеме документов, относящихся к одному делу, проводят его деление на самостоятельные дела тома. Запись проставляется следующим образом: 1 или 1, 2 если дело состоит из нескольких томов. Данная графа является одной из наиболее важных, так как на основании этих данных в дальнейшем будет производиться отбор документов для последующего хранения и уничтожения.

Образец заполнения четвертой графы номенклатуры дел вы можете увидеть в Примерах 1 и 2. Из пунктов 2. Перечень оперирует не только конкретными сроками хранения документов 1 год, 5 лет, 75 лет и др. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее 1 года.

Уменьшение организацией сроков хранения, предписанных Перечнем, запрещается, а вот их увеличение считается возможным. При формировании дел на следующий год данное дело переходит в номенклатуру дел под тем же порядковым номером. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел единиц хранения отдельно постоянного и временного хранения. О том, что сведения переданы архиву, в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписью сотрудника архива.

Образец ее оформления приведен в Примере 3. Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в году в организации 5. Если тема еще вам актуальна, то можете посмотреть: Приказ Московского Комитета образования от Все хорошо, но сроки хранения по старому перечню.

Здравствуйте, первый раз составляю номенклатуру дел для организации. Я частично разобралась с ней, но у меня такой вопрос: обязательно ли в 4 графе указывать номер статьи, так как некоторые заведенные дела организации не указаны в перечне? Если обязательно указывать, то подскажите пожалуйста что в такой ситуации делать. Заранее огромное спасибо.

И очень жду ответа. Помогите, пожалуйста! В номенклатуре нумерация последующих записей поднимается? Всем делам необходимо будет присваивать новые индексы?

Помогите составить номенклатуру дел Централизованной библиотечной системы города. Есть образцы для вузов, а для ЦБС ничего не могу найти. Если есть где-то типовая для централизованных библиотек, дайте, пожалуйста, ссылку.

Заранее спасибо!!! Здравствуйте, Тамара! Если Вы все таки нашли номенклатуру ЦБС, пришлите мне ее пожалуйста. Я ее тоже нигде немогу найти. Нужна помощь, необходима номенклатура дел для организации, оказывающей тур услуги экскурсии, турпоходы, экспедиции Хотя бы что-то примерное по туризму. Чем черевато не предоставление номенклатуры в архив, сказали есть статья, подскажите пожалуйста что эта за статья? В КоАП есть 2 статьи: В Вашем примере указан номер НД. Подскажите, где регистрировать номенклатуру дел?

В каком журнале регистрации? На год составлена одна номенклатура, а на уже нужна другая, то есть например приказы по личному составу на год-индекс , то приказы на год будут иметь другой индекс? Впервые сталкиваюсь с делопроизводством. Помогите при составлении НД для структурного подразделения техникума, а именно, кафедры общеобразовательных дисциплин. Хотя бы основные моменты, с чего начать? А делопроизводственная служба в вашем техникуме есть?

Должны помочь. Там рассматриваются два сложных случая: 1. Какие документы включать в номенклатуру дел ИТ-подразделения? Подскажите пожалуйста, если в организации личных дел работников, то в итоговой записи к номенклатуре в конце года писать количество дел , и считать их переходящими? В первый раз столкнулся с таким понятием, как номенклатура дел. Начальник сказал - читай инструкцию и делай. При том, что я юрист, а не секретарь и не сотрудник канцелярии, нигде номенклатурам не обучался.

Вообще не представляю, что надо делать, как и что подписывать, а самое главное - Зачем?! На нашем сайте собрано много информации на данную тему.

Оформление номенклатуры дел организации

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Номенклатура дел — это систематизированный перечень дел, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, и оформленный в установленном порядке. Вся входящая, исходящая и внутренняя документация организации для обеспечения сохранности, учета и облегчения поиска документов должна быть сгруппирована в дела в соответствии с номенклатурой дел. Ответственность за разработку номенклатуры дел в учреждениях с большим объемом документооборота возлагается на канцелярию, в организациях с небольшим документооборотом — на секретаря 1. Номенклатура дел структурного подразделения отличается от сводной номенклатуры дел организации только оформлением, порядок составления этих номенклатур одинаков.

Составляем номенклатуру дел на следующий год

В целях правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов в текущей работе с документами. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел. Номенклатура дел — систематизированный список наименований дел, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, используется как схема построения справочной картотеки на эти дела и как учетный документ вместо описи при сдаче в архив учреждения дел временного хранения до 10 лет. Номенклатура дел фактически предопределяет всю систему хранения документов в текущей работе с документами, поэтому от ее качества зависит полнота дальнейшего использования документальных материалов.

Входящие и исходящие документы сроки хранения в отделе кадров

В целях правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов в текущей работе с документами. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел. Номенклатура дел — систематизированный список наименований дел, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, используется как схема построения справочной картотеки на эти дела и как учетный документ вместо описи при сдаче в архив учреждения дел временного хранения до 10 лет. Номенклатура дел фактически предопределяет всю систему хранения документов в текущей работе с документами, поэтому от ее качества зависит полнота дальнейшего использования документальных материалов. Также номенклатура дел является указателем индексации документов при регистрации, т. Номенклатура дел составляется в соответствии с правилами, изложенными в единой государственной системе делопроизводства.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Урок 16. Организация работы с входящими и исходящими документами.

Глава 2. Номенклатура дел

Выберите из списка группы документов, которые не относятся к группам входящей, исходящей и внутренней документации:. Кропоткина, 44, , г. Минимальное количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек в организациях с большим документооборотом составляет:. Какая форма организации делопроизводства используется при регистрации поступающих в организацию документов? Систематизированный список наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения, утвержденный в установленном порядке — это:.

В статье разберем основные ошибки, которые допускают секретари, делопроизводители, а часто и руководство в обращении с документами организации. Рассмотрим эти ошибки, расположив их по процессам управления документами.

.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Требования к составлению номенклатуры дел
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 2
  1. Прохор

    Добрый день, подскажите пожалуйста сейчас менеджеры Новой почты сказали что налоговая запросила у них данные людей у которых оборот по почте превышает 1млн гривен за квартал, если новая почта подаст данные то какие штрафы ожидать например если оборот был выше више в 2 раза, спасибо !

  2. persisoru

    О господи. Где ты видел что за отказ от освидетельствования автоматически лишали прав? Не путай освидетельствование с медицинским освидетельствованием.Что значит автоматически? Лишить прав может только суд. Никакого автоматического лишения прав нету. Хватит людей в заблуждение вводить. Если инспектор говорит дыхните, то водитель имеет право отказаться и никакого наказания не последует. Максимум, что может инспектор это направить в мед.учреждение для прохождения медицинского освидетельствования, отказ от прохождения которого и преследуется ч.1 ст.12.26 КоАП РФ, но законность такого отказа будет проверяться в суде. Ещё раз, никакого автоматического лишения прав не существует, как и лишения прав за отказ от прохождения освидетельствования в прибор инспектора.

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных